31 мар. 2014 г.

Рекомендую почитать: “Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач”

Всем привет! Сегодня хочу рассказать вам о книге, которая всего за несколько дней помогла мне навести существенный порядок в работе с... назовем это так – потоками информации. Книга называется «Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач». Написал ее Марк Хёрст.

Об авторе

Вот что мне удалось узнать, если кратко: Марк Хёрст живет в Нью-Йорке. Он основал консалтинговую компанию Creative Good и помогает бизнесам разных форматов сделаться клиентоориентированными, то есть найти общий язык с клиентами. Еще Марк создал программу Good Todo, с помощью которой очень удобно вести список дел. Марк Хёрст – ведущий конференции Gel (идеи и инновации), он пропагандирует цифровую грамотность, ну и пишет книжки :)

О книге

Биты...биты... «Биты - это крохотные электрические импульсы, обозначенные единицами и нолями, сокращение от словосочетания binary digit (двоичный разряд). Все цифровое, то, что вы читаете, видите и используете на компьютере или другом цифровом устройстве состоит из битов: и электронные письма, и веб-страницы, и мобильные приложения, и таблицы, и музыка, и фильмы - словом, все.»

Книгу «Горшочек не вари!..» Марк разделил на две части. Первая полностью посвящена проблеме цифровой перегрузки, вторая – ее решению: освоению цифровой грамотности.

Впервые взяв в руки «Горшочек не вари» и начав читать ее, я об этом почти сразу пожалела. Первая часть шла тяжело, я постоянно спотыкалась о слово «биты». «Ну неужели нельзя было как-то все это попривычнее обозвать?» – думала я. «Как же это все нудно…» – думала я. И чего еще я только не думала, пока не отложила книгу в сторону.

Тем не менее аннотация на обратной стороне обложки (которая, собственно, и привлекла меня первоначально) не давала мне покоя:

Хочется ведь работать с меньшим стрессом и более продуктивно :)

В общем, решила дать Марку Хёрсту второй шанс. И то ли мозг привык к терминологии, то ли что, но со второго раза книжка пошла легко. А когда дело дошло до практики – тогда вообще все стало очень интересно.

К тому моменту, когда книга было прочитана до середины, у меня уже в полном порядке были почта, архив фотографий и список задач! Все в соответствии с правилами цифровой грамотности :)

Так непривычно было поначалу видеть пустую папку «Входящие»!

Но сейчас у меня уже такое ощущение, что так было всегда.

Что особенно понравилось

Понравились практические советы. Вот прямо хочется взять и проверить, как это работает. И я брала и проверяла :)

Понравилось про чувство завершенности, но об этом – ниже. Еще понравились некоторые мысли, в общем-то, они все про одно и то же:

· Занятой Человек – «явление» неэффективное, нездоровое, нежизнеспособное.

Это про то, что «занят» – не значит «эффективен». Мы все такие занятые последнее время, особенно с появлением смартфонов. Собираемся с друзьями в кафе или с родными за обедом и сидим, уткнувшись в экраны, – почту проверяем или сообщения в социальных сетях. Ни минуты покоя!

· Технология должна вращаться вокруг пользователя, а не наоборот.

Можете ли вы с уверенностью сказать, что не вращаетесь вокруг своего смартфона? Вот я – пока не могу.

· Есть время сохранять и время удалять; время включать и время выключать.

Прямо Экклезиаст цифровой эпохи :)

· Неограниченный поток данных стремится к бесполезности.

Похоже на описание раздела новостей ВКонтакте, правда? :)

Это из раздела про медиадиету. Так или иначе – наше время ограничено, мы не можем охватить всю предлагаемую нам сегодня информацию. И если мы хотим не только получить новые знания, но и использовать их по назначению, то придется очень жестко отсеивать источники этой самой информации.

Результаты прочтения

Мудрецы говорят: знание без действий – это отсутствие знания. Мало просто прочитать книгу, важно начать применять принципы цифровой грамотности в работе с информацией. Расскажу, что изменилось в моей рутине благодаря этой книге. Вот что я уже сделала:

Изменила свой подход к работе со входящими сообщениями.

Теперь это выглядит так:

- открываю почту только 2–3 раза в день;
- просматриваю спам на случай, если туда затесалось что-нибудь нужное, удаляю все, что не нужно;
- перехожу во входящие сообщения;
- отвечаю на письма рефералов; после того, как ответила – переношу их в соответствующую папку;
- просматриваю все остальные письма; если они требуют ответа – отвечаю; если в них поставлена задача – переношу в список задач, после этого переношу в соответствующие папки или удаляю;
- смотрю письма с рассылками, читаю то, что интересно, затем удаляю, а то, что не интересно, – удаляю сразу.

В конце дня у меня все письма «отвечены», все задачи либо выполнены сразу, либо внесены в список задач. Вкладка «Входящие» – пустая. То есть, если человек мне пишет, он может быть уверен, что я отвечу ему в тот же день. Если не ответила – то у меня не было возможности войти в Интернет.

В чем смысл этой пустоты? В том, что она дает чувство завершенности. Марк пишет в книге, как раньше он после окончания учебного года сжигал на заднем дворе все свои тетради. Читая это, я вспомнила, как мы с подругами устроили однажды на берегу моря ритуал по сжиганию конспектов лекций после того, как сдали экзамены :)

Чувство завершенности – это здорово. Давно вы в последний раз его испытывали?

А еще когда почта пуста, приходится наконец-то заняться настоящими делами! Какой удар по прокрастинации! :)

Перенесла списки дел с бумажных носителей в электронное приложение

Каждый раз, когда заканчивался очередной блокнот или ежедневник, где я писала список дел «на сегодня», я понятия не имела, что с ним делать дальше. Хранить? Выбросить? Что?

Во время прочтения главы про работу со списком задач мне даже пришла в голову идея писать списки дел карандашом, а потом стирать выполненные дела, создавая ту самую пустоту. Это бы решило проблему с хранением блокнотов. Они бы просто не заканчивались.

Тем не менее Марк предложил другое решение – разработанное им же самим приложение! Ну вот, приехали, подумала я, вся книга – это, оказывается, просто реклама приложения Good Todo. Но приложение оказалось бесплатным, поэтому я установила его себе на все гаджеты и начала тестировать. Вот, «тестирую» до сих пор... В том смысле, что активно пользуюсь :)

Очень нравится функция отправки задач из почты. Пришло письмо, которое требует каких-то действий, например, завтра. Отправляешь его по адресу tomorrow@goodtodo.com с кратким содержанием задачи в теме, и оно появляется в списке задач на завтра!

Сделала первые шаги в сторону медиадиеты

«Медиадиета» – постоянно сокращающийся набор цифровых, печатных и иных источников информации, с помощью которого мы остаемся в курсе только того, что имеет для нас профессиональное или личное значение.

С этой медиадиетой, конечно, не все так просто. Тем не менее я отписалась от большого количества рассылок, вышла из пары десятков групп ВКонтакте и Фейсбуке, отключила все уведомления на почту от социальных сетей, отписалась от нескольких каналов на YouTube. ВКонтакте теперь первым делом у меня открываются не новости, а моя стена. А новости все чаще и чаще не открываются вообще. И, поверьте мне, я ничего от этого не потеряла. И время в том числе. Пожалела, что не смотрю телевизор. Сейчас бы просто перестала – и вот тебе и вся медиадиета :)

Для соблюдения медиадиеты есть хороший вопрос, который можно задавать каждый раз, когда появляется возможность проглотить очередной кусок информации: «Стоит ли это моего времени?». Эх, если завтра отвалится львиная доля подписчиков, будет даже некого в этом обвинить :)

Навела порядок в архиве фотографий

Теперь с фотографиями у меня все просто. Есть папка «Фотоальбом», в ней папки с годами, в них папки с месяцами, в них папки с событиями :) Сделать двухуровневую систему, как предлагает Марк, у меня не получилось. Зато я теперь храню только те немногочисленные фотографии, которые стоит оставить, и удаляю те многочисленные, которые хранить не стоит.

Перешла с Word на Google Docs

Такое ощущение создалось во время чтения главы про создание битов, что Марк Хёрст недолюбливает Word. Но мне в этой программе всегда было удобно писать, и переходить на что-то новое не собиралась. Не собиралась, а перешла. Оказалось, что Google Docs намного удобнее для создания документов, особенно если нужно будет потом с кем-то им поделиться. И не нужно думать, стоит ли у человека последняя версия Word и сможет ли он его прочитать. Вот эту статью уже в Google Docs пишу :)

Упорядочила систему хранения файлов

Теперь у меня только одна главная папка! Вместо нескольких разбросанных по всем дискам, как раньше. И в этой папке – еще несколько папок по разным категориям и проектам. Гораздо меньше времени теперь уходит на поиск нужного файла. Раньше все время забывала, какие папки в «Аниной папке», какие – в «Папка Ани», а какие еще где :)

И на рабочем столе стало намного просторнее! Для тех, кто еще не читал про папку «Украсть».

Подытожим

Все вышеперечисленное действительно упростило работу с битами (думала, привыкла, но до сих пор коробит это слово), сделало работу продуктивнее, высвободило время для новых свершений :) И это даже несмотря на то, что я применила меньше половины советов из книги! Только благодаря тому, что я отвечаю на письма сразу, произошло некое ускорение. Новые возможности появляются чаще, дела делаются быстрее, рефералы быстрее готовятся к экзаменам и быстрее проходят их. В общем, одни плюсы. Поэтому если вы погрязли в потоке невыполненных дел и «неотвеченных» писем – рекомендую «Горшочек не вари!..» к прочтению!

Буду рада, если поделитесь своими мыслями и находками в сфере организации творческого и нетворческого рабочего процесса в комментариях :)

Анна Волкова
Читать дальше...


Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы не пропустить ничего нового:

Предлагаю ознакомиться с аналогичными статьями:



9 комментариев:

  1. Столько советов, аж не знаю с чего именно начать :)

    ОтветитьУдалить
  2. Я давно стараюсь удалять все лишнее из входящей почты (во входящих только письма требующие ответа). Почту смотрю раз в день. Так что это соотносится с моей философией )))

    А можно поподробнее про двухуровневую систему хранения фотографий?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Все просто: Год - месяц/событие
      Например у тебя папка 2014 год а в ней:
      01-newyear
      01-romansbirthday
      01-christmaschurch
      и т.д.

      Удалить
  3. Анна, спасибо за ценные советы! Особенно понравился Good ToDo, намного удобнее ежедневников и бумажек :)

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Пожалуйста! Рада, что пригодилось что-то :)

      Удалить
  4. Аня, привет! Как мне нравятся тври обзоры книг, с удовольствием прочита. эту книгу, внесла в свой список! Спасибо, что поделилась! : )

    В почте у меня уже давно заведен такой порядок "пусто во входящих", а вот папки на компе у меня в полном хаосе, хочу скорее прочитать книгу и упорядочить всё : )

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Спасибо, Ириша! Приятно всегда читать твои комментарии :) Я сейчас Лео Бабауту читаю "Концентрируяся свободно", так у меня на рабочем столе всего четыре иконки осталось :)

      Удалить
  5. Спасибо! Очень понравился обзор и советы. Почистила почту полностью! Свершилось =))

    ОтветитьУдалить

Для тех, кто хочет оставить комментарий, но не знает как:

- Нажмите на стрелку в окошке "Подпись комментария"
- Выберите Имя/URL. Все-таки приятнее общаться с человеком, чем с Анонимом
- Напишите своё имя, строчку URL можете оставить пустой, а можете добавить ссылку на свой блог или профиль в соц. сети
- Нажмите "Продолжить"
- Напишите все, что хотели написать!
- Нажмите "Публикация"

Будьте терпеливы, комментарии отображаются в блоге только после модерации.

 

Постоянные читатели

Яндекс.Метрика

Большая коллекция уроков Adobe Illustrator вконтакте

Записки микростокового иллюстратора Copyright © 2009-2016 Flower Garden is Designed by Ipietoon for Tadpole's Notez Flower Image by Dapino